Veja 6 dicas para reduzir custos com telefonia na sua empresa

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A gestão de recursos é parte importante da administração de qualquer empresa. Afinal, não basta diminuir os gastos, mas saber se os recursos estão sendo bem aplicados. Por isso, reduzir custos com telefonia não se trata apenas de evitar ligações longas e desnecessárias, mas de cultivar uma cultura digital e eficiente para suprir a comunicação da empresa.

Deseja reduzir custos de telefonia, ao mesmo passo que mantém processos eficientes e de qualidade para seus clientes externos e internos? Continue com a gente e conheça nossas dicas. Boa leitura!

Como reduzir custos com telefonia?

1. Faça um inventário

O inventário é o registro em documento — seja físico, seja digital — dos bens que estão em posse da empresa. Tratando-se de telefonia, os bens são equipamentos, terminais e linhas alocados na companhia. A atualização recorrente dessas informações possibilita aos gestores que saibam exatamente quais infraestruturas são utilizadas e quais podem ser desativadas.

Alguns pontos otimizados com o inventário de comunicação:

  • linhas fora de uso que não foram desativadas;
  • unificação de linhas e equipamentos de um setor;
  • melhor distribuição da infraestrutura telefônica;
  • manutenção preventiva.

2. Analise suas faturas

É comum que as empresas paguem as faturas apenas de olho no valor total — especialmente se o faturamento está em alta. Essa prática é nociva ao orçamento e prejudicial ao crescimento dos negócios. A análise de faturas deve ser uma rotina, feita de maneira detalhada e observando exatamente o que está sendo cobrado.

Essa prática facilita a identificação de valores cobrados indevidamente. A Agência Nacional de Telecomunicações (Anatel) determina que as prestadoras de serviços de telecomunicação devem ressarcir seus clientes de cobranças indevidas de até 3 anos atrás.

Outro ponto importante é que as faturas mais recentes, de até um ano, apresentam o comportamento dos colaboradores em referência ao uso de recursos. É possível perceber questões, como:

  • a época do mês que as ligações são mais frequentes;
  • o tipo de cliente que torna a ligação mais longa;
  • as razões para que as ligações demorem;
  • a demanda por ligações internacionais, locais e de longa distância.

A resposta para essas questões auxilia na definição de estratégias para reduzir custos com telefonia.

3. Divida as responsabilidades

Quanto tempo você levaria para auditar as ligações da sua empresa? Considerando que uma auditoria eficaz consiste em analisar todas as ligações que constam na fatura, bem como sua duração e custo.

Devido a isso, a divisão de responsabilidades é muito importante para uma boa redução de gastos com o telefone. Além disso, é essencial pensar em serviços que facilitem esse controle.

Um sistema de tarifação PABX é essencial para as empresas que distribuem suas linhas telefônicas em ramais. Ele tem uma interface de usuário que apresenta os gastos, bem como tempo das ligações, por áreas predefinidas na configuração. Isso facilita a divisão das responsabilidades com os custos de telefonia, o que permite um controle mais eficaz.

4. Renegocie os contratos

Imagine a seguinte situação: uma empresa contratou um determinado plano quando abriu seus negócios, há um ano. Porém, nos últimos seis meses houve um grande crescimento no número de clientes e colaboradores. Será que aquele serviço contratado lá atrás ainda satisfaz todas as necessidades dessa empresa hoje?

Há os momentos em que as empresas também diminuem seu tamanho, alocando colaboradores em home office. Independentemente do momento que a companhia está passando, é preciso adequar os serviços contratados à realidade atual. Essa é uma boa prática para redução de custos com telefonia.

Quando ligar na sua operadora de telefone fixo ou móvel, pense em optar pelos planos empresariais, pois eles são os que têm mais benefícios para as companhias. Além disso, sempre verifique as demais promoções que a prestadora de serviços tem para você.

Isso porque, em 2014, a Anatel lançou o regulamento que amplia os direitos dos consumidores. Nele ficou estabelecido que os clientes novos e antigos têm os mesmos benefícios em novas promoções.

Apenas fique atento às condições, pois costuma-se estabelecer uma nova fidelidade para o cliente, mas não pode haver novas cobranças de instalações e adesões de serviço, por exemplo.

5. Evite o co-billing

O co-billing é um tipo de cobrança feita pelas operadoras de telefonia. Funciona assim: seu plano de telefone é da operadora “X”, mas ao fazer uma ligação de longa distância foi utilizado o código da operadora “Y”. Na próxima fatura será cobrado o valor de serviço dessa ligação, juntamente ao nome da operadora “Y” e o valor direcionado a ela.

A sua ligação utilizou a infraestrutura da operadora “X” para fazer uma ligação com o código da operadora “Y”, o que acaba sendo equivalente a uma terceirização de serviço. Por esse mesmo motivo é que são ligações mais caras. Então, prefira sempre escolher um plano ou pacote com tarifas menores de Telefonia Local e de Longa Distância (LDN ou LDI) e, consequentemente, reduzir custos com telefonia.

6. Aplique soluções tecnológicas

As dicas citadas auxiliam qualquer empresa a atingir a meta de redução de custos com telefonia. No entanto, se o telefone é o principal meio de comunicação para seus negócios, a implementação dessas etapas podem não gerar uma grande economia. Para isso, o ideal é investir em novas tecnologias, como a telefonia IP.

O sistema telefônico baseado nos Protocolos de Internet — também conhecido como telefonia em nuvem ou telefonia IP — proporciona o modo mais barato de realizar ligações. As tarifas e planos que as operadoras IP oferecem são bem mais em conta do que os praticados por operadoras tradicionais.

Além do mais, por utilizar a Internet, o custo de sua instalação e manutenção é mais barato. Isso porque basta um link de qualidade para acesso à Internet para realizar as chamadas de toda a empresa, inclusive de um call center. A telefonia IP acrescenta várias vantagens à sua empresa, veja:

  • flexibilidade: independentemente do tamanho do seu negócio, a telefonia IP se ajusta facilmente. Os planos oferecidos pelas prestadoras de serviço são personalizáveis, oferecendo exatamente o que sua empresa precisa;
  • escalabilidade: com a telefonia IP é fácil acrescentar novos ramais para atendimento ou departamentos, basta acessar a interface de usuário e configurar todas as novas posições. Assim, sua empresa não depende de grandes infraestruturas e instalações para crescer;
  • integração: programas como o CRM, ERP e PMS conseguem integrar-se à telefonia SIP, tornando mais fácil administrar e compartilhar as informações dos clientes. Isso dá mais produtividade para os colaboradores, além de trazer informações importantes para o time vendas e marketing;
  • mobilidade: os colaboradores fora da empresa sejam produtivos, mesmo estando em viagens de negócio ou home office. Por meio de uma interface eles fazem login na rede IP da empresa e seguem desempenhando todas suas tarefas;
  • aproximação: as filiais são incluídas nos ramais virtuais, isso permite que as ligações feitas entre uma sede e outra sejam gratuitas, facilitando a comunicação e reduzindo custos em telefonia.

A principal dificuldade das empresas, ao implementar mudanças para reduzir custos com telefonia, é manter o nível de qualidade em seu atendimento e comunicação com clientes externos ou internos.

Lembre-se, então, que é importante contar com a tecnologia certa para automatizar algumas etapas da gestão de recursos, garantindo mais produtividade e facilitando o controle de custos.

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